Ein KI-Inventar ist die Grundlage jeder Governance. Ohne Übersicht lässt sich weder Risiko bewerten noch Schulungsbedarf bestimmen. Erfassen Sie jedes System, auch eingebettete Funktionen in Standardsoftware.
Je Eintrag sollten Sie festhalten:
- Name, Anbieter, Version und Einsatzzweck
- Verantwortliche Person im Fachbereich und in der IT
- Nutzergruppe und Anzahl der Nutzenden
- Verarbeitete Daten, darunter personenbezogene und vertrauliche Daten
- Standort der Verarbeitung und Unterauftragnehmer
- Eingestufte Risikoklasse nach EU AI Act mit kurzer Begründung
- Grad der Automatisierung: Empfehlung, Entscheidung mit Freigabe oder eigenständige Entscheidung
- Vorhandene Dokumentation, Verträge und Auftragsverarbeitung
- Datum der letzten Überprüfung
Fragen Sie auch gezielt nach Werkzeugen, die Abteilungen eigenständig nutzen. Meist finden sich dort die größten Lücken. Legen Sie fest, wer das Inventar pflegt und wann neue Systeme gemeldet werden müssen. Ein Einkaufsprozess, der neue Software automatisch dem Inventar zuführt, spart später viel Nacharbeit.