Dieses Beispiel ist ein anonymisiertes Muster für ein Speditionsbüro, kein dokumentierter Einzelfall. Es zeigt, wie sich ein überlaufenes Postfach entlasten lässt.
Ausgangslage: Täglich kommen Transportanfragen, Statusfragen, Lieferavise und Reklamationen in einem gemeinsamen Postfach an. Disponenten sortieren von Hand und verlieren Zeit beim Suchen.
Der Ablauf im Muster:
- Ein Sprachmodell erkennt die Art der Nachricht und liest zentrale Angaben aus, etwa Sendungsnummer, Absender und Termin.
- Eine feste Regel leitet die Nachricht an das zuständige Team oder Postfach.
- Für Statusfragen entsteht ein Antwortentwurf aus den Daten des Transportsystems, den eine Person freigibt.
- Unklare Fälle landen markiert in einer Prüfliste.
Wichtig: Das System ändert keine Daten im Transportsystem. Es sortiert und bereitet vor. Erst nach mehreren Wochen mit Stichprobenprüfung wird entschieden, ob einfache Antworten ohne Freigabe rausgehen dürfen. Gemessen wird die Zeit bis zur ersten Bearbeitung und der Anteil falsch einsortierter Nachrichten.
