Case Study · Gesundheit & Pflege
Schulung und Leitplanken: KI im Pflegealltag ohne Patientendaten in offenen Diensten
Ausgangslage
Einzelne nutzen KI schon, ohne dass jemand die Regeln kennt
Der Träger betreibt mehrere ambulante Pflegedienste. In der Verwaltung und bei den Pflegedienstleitungen nutzten einige Personen frei verfügbare Chatwerkzeuge, um Schreiben, Dienstpläne und Texte für Angehörige vorzubereiten.
Niemand hatte festgelegt, welche Angaben dabei eingegeben werden dürfen. Die Leitung befürchtete, dass Namen oder Gesundheitsdaten von Klientinnen und Klienten in solchen Diensten landen. Ein Verbot stand im Raum, wäre aber kaum zu kontrollieren gewesen und hätte den Nutzen für die Verwaltung verschenkt.
Gewünscht war ein Weg, der Entlastung erlaubt und die Schweigepflicht ernst nimmt.
Vorgehen
Vom Bestandsbild zur Schulung
Das Projekt bestand aus einer kurzen Analyse und zwei Schulungsrunden.
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Bestandsaufnahme ohne Schuldzuweisung
In Gesprächen mit Verwaltung und Pflegedienstleitungen haben wir erfasst, wofür KI schon genutzt wird und welche Daten dabei vorkommen. Das Ergebnis war ein ehrliches Bild, auf dem die Regeln aufbauen. -
Regeln auf einer Seite
Gemeinsam mit der Datenschutzbeauftragten entstand eine Seite mit Beispielen: Was darf in ein Chatwerkzeug (allgemeine Formulierungen, Vorlagen), was nie (Namen, Diagnosen, Adressen). Ein freigegebenes Werkzeug mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung ersetzt die privaten Zugänge. -
Zwei Schulungsrunden
Die erste Runde zeigte praktische Aufgaben aus der Verwaltung, die zweite behandelte Grenzfälle aus dem Alltag der Pflegedienstleitungen. Die Teilnehmenden übten, Texte so zu formulieren, dass keine Personendaten nötig sind. -
Ansprechperson und Nachschärfen
Eine Person im Haus beantwortet Fragen und sammelt Fälle. Nach drei Monaten wurde die Regelseite um die häufigsten Rückfragen ergänzt.
- Schulung mit praktischen Aufgaben aus dem Alltag
- 2 Runden
- Regeln zu Personendaten, mit Beispielen
- 1 Seite
- von der Bestandsaufnahme bis zur zweiten Schulungsrunde (Spanne)
- Richtwert: 4 bis 6 Wochen
Was wir mitnehmen
Die Verwaltung nutzt ein freigegebenes Werkzeug für Schreiben und Vorlagen. Private Zugänge wurden abgelöst, und im Team ist klar, welche Angaben nie eingegeben werden. Die Leitung kann auf Rückfragen von Angehörigen und Aufsicht mit einer dokumentierten Regelung antworten.
Drei Learnings
- Eine Regel mit Beispielen aus dem eigenen Alltag wird eher befolgt als ein allgemeines Verbot.
- Die Datenschutzbeauftragte von Beginn an einzubinden, verkürzte die Abstimmung deutlich.
- Wer ein brauchbares freigegebenes Werkzeug anbietet, muss weniger kontrollieren.
Eingesetzte Bausteine
- Kurzworkshops für Verwaltung und Leitung
- Regelseite zum Umgang mit Personendaten
- Freigegebenes Sprachmodell mit Vertrag zur Auftragsverarbeitung
Die Angaben sind Richtwerte aus vergleichbaren Projekten. Die Fallbeschreibung ist ein anonymisiertes Muster und beschreibt kein einzelnes Kundenprojekt.
Wir wissen jetzt, was wir eingeben dürfen, und müssen nicht mehr raten.