Nicht jeder Prozess profitiert von Automatisierung. Manche sind zu selten, andere zu unklar. Prüfen Sie Kandidaten anhand dieser Merkmale.
- Häufigkeit: Der Ablauf wiederholt sich oft, täglich oder wöchentlich.
- Regelbarkeit: Es lässt sich beschreiben, wie Standardfälle ablaufen und welche Ausnahmen es gibt.
- Digitale Spuren: Eingaben und Ergebnisse liegen in Systemen vor, nicht nur auf Papier oder im Gespräch.
- Stabilität: Der Prozess ändert sich nicht monatlich. Ein instabiler Ablauf sollte erst geklärt werden.
- Messbarkeit: Dauer, Fehler und Nacharbeit sind heute bekannt oder leicht zu erheben.
- Fehlertoleranz: Ein Fehler lässt sich erkennen und korrigieren, bevor er Schaden anrichtet.
- Datenschutz: Verarbeitete Daten sind für den Zweck zulässig.
- Rückhalt: Die Menschen, die den Prozess tragen, sind eingebunden.
Ein Ablauf, der bei fünf oder mehr Punkten überzeugt, ist ein guter Kandidat. Beschreiben Sie ihn vor der Umsetzung einmal Schritt für Schritt, mit allen Ausnahmen. Dabei zeigt sich oft schon, welche Schritte entfallen können, ohne dass eine Software nötig ist.
