Automatisierung bedeutet, dass Aufgaben ohne manuelle Zwischenschritte ablaufen. Es lohnt sich, zwei Arten zu unterscheiden.
Klassische Prozessautomatisierung arbeitet mit festen Regeln: Wenn ein Auftrag eingeht, wird eine Bestätigung versendet und ein Datensatz angelegt. Sie ist schnell, günstig und zuverlässig, solange Eingaben strukturiert und vorhersehbar sind.
KI-Automatisierung ergänzt Fähigkeiten, die Regeln schwer abbilden:
- Texte in E-Mails verstehen und einordnen
- Informationen aus Dokumenten wie Lieferscheinen oder Rechnungen auslesen
- Antwortentwürfe formulieren
- Mit Abweichungen und uneindeutigen Eingaben umgehen
In der Praxis kombinieren Unternehmen beides. Ein fester Ablauf steuert die Schritte, an einer Stelle liest ein Sprachmodell den unstrukturierten Teil und übergibt strukturierte Daten an das nächste System.
Faustregel: Wenn ein Prozess immer gleich abläuft, genügt eine Regel. Wenn die Eingaben schwanken, aber die Entscheidung klar beschreibbar ist, hilft KI beim Verstehen. Wenn zusätzlich Urteilsvermögen gefragt ist, bleibt der Mensch in der Schleife.
